Kapan Koperasi Perlu Beralih dari Buku Kas ke Aplikasi?

Banyak koperasi berjalan bertahun-tahun dengan buku kas dan Excel, dan itu tidak salah. Masalah muncul saat jumlah anggota dan transaksi bertambah, sementara cara mencatatnya tetap sama. Berikut tanda-tanda bahwa koperasi Anda sudah perlu aplikasi, dan apa yang perlu disiapkan sebelum pindah.

Tanda pencatatan manual sudah tidak memadai

• Rekap simpanan dan pinjaman menjelang Rapat Anggota Tahunan (RAT) memakan waktu berhari-hari.
• Anggota yang menanyakan saldo harus menunggu pengurus membuka buku atau file.
• Ada selisih kas yang sulit dilacak asalnya.
• Angsuran yang terlambat baru ketahuan saat ditagih manual.
• Perhitungan SHU di Excel bergantung pada satu orang yang paham rumusnya.
• Saat pengurus berganti, catatan dan cara kerjanya ikut hilang.

Satu atau dua tanda masih bisa diatasi dengan merapikan cara kerja. Kalau sebagian besar terasa akrab, waktunya mempertimbangkan aplikasi.

Fitur yang benar-benar dibutuhkan

Aplikasi koperasi tidak perlu punya semua fitur. Untuk koperasi simpan pinjam, yang paling penting:

• Data anggota lengkap dengan nomor anggota dan status keanggotaan.
• Simpanan pokok, wajib, dan sukarela, dengan riwayat setoran dan penarikan per anggota.
• Pinjaman beserta jadwal angsuran, sisa pokok, dan catatan keterlambatan.
• Kas dan jurnal, supaya setiap transaksi tercatat di pembukuan.
• Perhitungan SHU sesuai persentase yang ditetapkan dalam AD/ART dan keputusan rapat anggota.
• Laporan yang siap dibawa ke RAT.
• Akses anggota untuk melihat saldo dan riwayatnya sendiri, sehingga pengurus tidak perlu menjawab pertanyaan yang sama berulang kali.
• Hak akses yang berbeda untuk teller, manajer, dan pengurus.

Menyiapkan perpindahan data

Bagian yang paling menentukan bukan aplikasinya, melainkan data awalnya. Langkah yang kami sarankan:

1. Rapikan data anggota: nomor anggota tidak boleh ganda, dan nama harus sesuai identitas.
2. Tetapkan tanggal batas, misalnya akhir bulan. Semua saldo dihitung per tanggal itu.
3. Cocokkan saldo awal setiap anggota, baik simpanan maupun sisa pinjaman, dengan catatan lama, lalu mintakan persetujuan pengurus.
4. Jalankan catatan lama dan aplikasi berdampingan selama satu bulan, dan bandingkan hasilnya di akhir bulan sebelum catatan lama dihentikan.

Pertanyaan untuk calon penyedia aplikasi

• Data koperasi milik siapa, dan bisakah diekspor kapan saja?
• Bagaimana cadangan data dibuat, dan seberapa sering?
• Apakah perhitungan SHU bisa disesuaikan dengan AD/ART koperasi kami?
• Berapa biaya sekali bayar, biaya bulanan, dan biaya tambahan bila anggota bertambah?
• Siapa yang melatih pengurus, dan bagaimana bila ada kendala setelah aplikasi berjalan?

Jawaban yang jelas atas pertanyaan di atas lebih penting daripada daftar fitur yang panjang.

Kami juga menyediakan Sistem Koperasi untuk simpan pinjam, lengkap dengan aplikasi anggota. Tangkapan layar dan rincian harganya ada di halaman produk.